Benefícios da Secretaria Acadêmica Digital para IES

Se você ainda não conhece, precisa se familiarizar com os benefícios da Secretaria Acadêmica Digital (SeAD). Essa inovação na área da educação pode diminuir custos e tornar o processo de análise documental mais rápido para as instituições de ensino. A adoção da tecnologia garante ainda que as IES estejam adequadas às normas estabelecidas pelo Ministério da Educação (MEC).

A seguir, explicaremos como essa solução funciona e quais são suas principais vantagens. Também detalharemos o que estabelece a legislação brasileira sobre esse tema e como a tecnologia pode ser implantada. Boa leitura!

O que é a Secretaria Acadêmica Digital (SeAD)?

SeAD é uma solução efetivamente focada em Instituição de Ensino Superior que cuida dos documentos da matrícula, da vida acadêmica do aluno e do diploma digital. A solução garante a gestão documental do acervo acadêmico, cuidando dos documentos dos alunos, professores, das coordenações, dos cursos, da mantida e da mantenedora.

Para os alunos, a plataforma SeAD garante agilidade no processo de matrícula e disponibilização de requerimentos online, por exemplo. A Secretaria Acadêmica Digital facilita tanto a organização e o acesso aos contratos educacionais de forma digital quanto apoia o fechamento do diário de classe nos prazos estabelecidos pelo MEC e a expedição do diploma digital.

Na primeira fase, a empresa deve construir uma cultura do documento digitalizado. Os arquivos físicos podem ser capturados e então passam a tramitar digitalmente. Depois disso, os documentos passam a ser criados já de forma virtual.

Benefícios da Secretaria Acadêmica Digital para as IES:

Veja, a seguir, as principais vantagens que a implantação da SeAD traz para instituições de ensino de superior:

Menos custos

A digitalização do acervo acadêmico traz benefícios como a captura inteligente de documentos e a eliminação do uso do papel. Com isso, as empresas desse segmento podem ter mais economia de custos.

Geração de indicadores

A implantação dessa solução ainda permite a geração de indicadores de desempenho, que podem ajudar os gestores a tomar decisões mais assertivas para o negócio. Também é possível otimizar o tempo gasto com processos rotineiros, já que as digitalizações passam a ser feitas diretamente na Secretaria Acadêmica Digital.

Mais espaço livre

A instituição de ensino também ganha ao deixar de reservar espaço físico para o armazenamento de papéis. Os lugares antes ocupados pelos arquivos podem ser usados para outras funções, como expandir o número de salas de aulas.

Processo mais ágil e confiável

Outro benefício da Secretaria Acadêmica Digital é a possibilidade de arquivar os conteúdos de maneira automática e tornar o processo de análise documental mais ágil e confiável. Também é possível executar a consultoria da gestão da informação de maneira especializada.

Controle de prazos

A documentação acadêmica exige uma série de normas e prazos que, quando feita manualmente, pode gerar atrasos e até mesmo erros por falta de envio dentro da data estabelecida.

Com a Secretaria Acadêmica Digital os documentos serão disponibilizados e compartilhados digitalmente, com agilidade e segurança, dentro dos prazos estipulados para cada documento.

Controle de acesso

É possível acessar contratos digitais de maneira virtual e contribuir para o fechamento do diário da classe dentro dos prazos do Ministério da Educação. Outro ponto que pode ficar mais descomplicado é a expedição do diploma digital.

A implantação da Secretaria Acadêmica Digital também é importante para ter controle e receber avisos sobre o vencimento de boletos. Além disso, é possível delimitar quem pode visualizar, editar ou fazer download de arquivos.

Os documentos criados de maneira digital com uma assinatura certificada pela IES ainda têm validade jurídica. Com isso, a integridade e a segurança do arquivo são garantidas.

Benefícios da Secretaria Acadêmica Digital: Como funciona a implantação da SeAD?

Adaptar a sua instituição a essa nova medida é necessário para obter mais segurança e ainda diminuir a chance de perder arquivos importantes. Além disso, a digitalização pode favorecer a produtividade da sua empresa.

O processo de implantação envolve três fases. Na primeira, será feito um levantamento de todos os arquivos físicos. É importante revisar o material de maneira conjunta com profissionais de Tecnologia da Informação, para criar um fluxo de documentos em conformidade com a legislação atual.

A segunda, por sua vez, inclui a instalação de equipamentos para a digitalização de documentos. São usados softwares para capturar e tratar os arquivos. Assim, deve ser iniciado o processo de digitalização do material.

A última fase inclui a realização de treinamentos, a fim de que a instituição de ensino consiga ter independência para executar todos os processos. Também deve ser implantada uma rotina para alimentar e manter a Secretaria Acadêmica Digital.

Entenda as normas sobre o acervo acadêmico e diploma digital

A legislação brasileira determina que todo o acervo acadêmico dos alunos ativos e inativos de uma instituição de ensino superior deve ser digitalizado e armazenado. Para que esse processo seja feito com segurança, é recomendado que seja acompanhado por algum membro da organização.

O sistema usado para atendimento dessa norma deve ser capaz de gerenciar de forma eletrônica os documentos para que todas as informações sejam administradas e compartilhadas. Dessa forma, é possível garantir a integridade, a autenticidade e ainda o valor jurídico dos arquivos.

O Decreto 9.235 e as Portarias 315/18 e 332/20 normatizam a virtualização do acervo acadêmico, segundo o MEC, que estabeleceu que o prazo para digitalização até abril de 2020, e devem ser considerados todos os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes.

Arquivos como comprovante de matrícula e histórico escolar devem integrar o acervo acadêmico digitalizado para facilitar o gerenciamento das informações da instituição diante do Ministério da Educação. Além disso, os documentos de concepção e planejamento de cursos e programas de pesquisa devem ser digitalizados.

Já as Portarias MEC nº 330/18, 1.095/18, 554/19 e 117/2021 regulamentam o diploma em formato digital, que deve ser implementado até dezembro de 2021, ou seja, a partir de janeiro de 2022 as IES devem emitir e registrar o diploma em formato digital.

Ainda sobre o diploma, a Nota Técnica nº 13/2019 e a Instrução Normativa nº 1/2020 estabelecem especificidades técnicas.  

Como o Ábaris pode ajudar sua instituição a alcançar os Benefícios da Secretaria Acadêmica Digital

Atualmente, a Secretaria Acadêmica Digital está presente em mais de 120 Instituições de Ensino Superior do país, de diferentes portes.

Além disso, a solução apresenta funcionalidades aprovadas pela Consultoria de Assuntos Educacionais (CONSAE).

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Agora que você já sabe como é importante manter a automação dos processos digitais com alta tecnologia, lembre-se sempre de buscar uma empresa séria para atender às necessidades da sua equipe.

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