Apesar da inauguração de mais de cem casas de eventos, a região metropolitana de Belo Horizonte ainda é muito carente no que diz respeito à oferta de espaços para a realização de formaturas
Planejadas normalmente desde o primeiro ano de um curso, as festas de formatura representam o momento final do curso e marcam a realização de um sonho para os estudantes e suas famílias, que se prepararam desde o maternal para ter seus filhos finalmente recebendo o “famoso canudo”.
A grande expectativa e a complexidade do evento requerem tratamento profissional no seu planejamento e na sua realização, o que, por muitas vezes, esbarra na falta de infraestrutura, na incapacidade de atender perfeitamente a logística requerida e às restrições ligadas aos alvarás de funcionamento dos locais para a sua realização.
Algumas providências são fundamentais para se obter sucesso nessa verdadeira maratona para as comissões, como por exemplo: firmar um contrato com o local e os fornecedores que seja objetivo e tenha as previsões - direitos e obrigações bem compreendidas pelas partes - , produzir atrações que possam encantar as pessoas, planejar a decoração, providenciar acomodações confortáveis, cuidar da segurança, selecionar a bebida e um cardápio adequado, tomar providências para que não falte luz, permitir que os convidados tenham acesso ao local mesmo em dia de chuva com comodidade, providenciar suporte médico especializado para eventuais problemas e, principalmente, recepcionar as pessoas com alegria, deixando-as tranquilas quanto a qualidade do evento e à vontade para curtirem este momento tão especial.
Um dos maiores problemas encontrados pelas comissões é a restrição imposta pelos órgãos públicos às casas de eventos na concessão dos alvarás de funcionamento, quanto ao som alto das bandas. Algumas casas resolvem o problema criando espaços acústicos especiais dentro dos ambientes, as famosas boates, mas realizar um evento desse porte sem a integração da música ao vivo na mesma área da festa frustra a expectativa dos formandos, que na verdade não querem limites para curtir sua festa..
Segundo, Eugênio Fiúza, gerente comercial do Actuall Convention Hotel, “a preocupação das pessoas com o seu patrimônio é um dos fatores que impactam no evento: elas precisam ter a certeza que seus carros estarão lá para que possam ir para casa e muitas, além de não ficarem à vontade na festa, vão embora mais cedo porque não se sentem seguras quanto a este aspecto e a segurança no trajeto entre o salão e o carro estacionado. A maioria dos espaços não tem estacionamentos.” Ainda segundo Eugênio, este também foi um dos aspectos levados em consideração no projeto do Actuall Convention: certamente um dos maiores e mais luxuosos centros de eventos do Brasil com a infraestrutura direcionada para o atendimento profissional a eventos com salões com até 1400 metros quadrados (sem colunas no meio), pé direito de sete metros e quarenta e sem limitação de som ao vivo, por serem ambientes acústicos e com localização em área comercial. Um dos principais focos do projeto é atender eventos de formatura e estabelecer parcerias com instituições de ensino para o oferecimento de atividades em seus diversos salões e salas de conferência.
Uma das grandes dificuldades dos organizadores é conciliar a atuação da segurança com a animação dos alunos. Por se tratar de data tão especial não é incomum que alguns se excedam e aí é preciso ter equilíbrio para conter atitudes indesejadas em relação ao relacionamento destes com outras pessoas, com o patrimônio e evitar que se machuquem. Este descontrole, que já ocorreu por vezes em alguns eventos na região, é também um dos fatores que limitam a oferta de casas para a realização de formaturas. Uma boa solução é contar com hospedagem no local o que, além de poder acomodar parentes de outras localidades, oferece comodidade às pessoas, despreocupação com a “lei seca” porque ficarão hospedados por lá mesmo e evita acidentes.
Outra preocupação importante está relacionada ao buffet: não é possível realizar um evento de sucesso, para tantas pessoas, sem contar com profissionais que tenham capacidade de atender a todos com a qualidade que uma festa desse tipo merece. Neste item a criatividade é muito importante e deve-se evitar a mesmice de se oferecer um prato quente de macarrão como jantar da festa: parece que virou censo comum o macarrão como prato principal, mas na verdade isso denota falta de estrutura do fornecedor e uma simplificação que certamente não atende à qualidade esperada pelas comissões. Na verdade o macarrão é mais barato e facilita muito ao buffet quanto à utilização de pratos e talheres.
No mais é curtir a festa e deixar a alegria fluir.