PERSPECTIVAS DA IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO ESPAÇOS FÍSICOS NO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE ATIVIDADES ACADÊMICAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAÇÃO LATINO-AMERICANA.

PERSPECTIVAS DA IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO ESPAÇOS FÍSICOS NO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE ATIVIDADES ACADÊMICAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAÇÃO LATINO-AMERICANA.

Eduardo Dalcin Castilha

Carla Janaína Skorek Branco

1 INTRODUÇÃO

A Universidade Federal da Integração Latino-Americana - UNILA, localizada na cidade de Foz do Iguaçu, Paraná, trata-se de uma Instituição recente, vinculada ao Ministério da Educação. Ela foi criada em 12 de janeiro de 2010, através da Lei 12.189, sancionada pelo presidente Luiz Inácio Lula da Silva, em cerimônia realizada em Brasília.

A missão institucional da UNILA é a de formar recursos humanos aptos a contribuir com a integração latino-americana, com o desenvolvimento regional e com o intercâmbio cultural, científico e educacional da América Latina, especialmente no Mercado Comum do Sul (Mercosul).

A vocação da UNILA é o intercâmbio acadêmico e a cooperação solidária com países integrantes do Mercosul e com os demais países da América Latina. Os cursos oferecidos são em áreas de interesse mútuo dos países da América Latina, sobretudo dos membros do Mercosul, em áreas consideradas estratégicas para o desenvolvimento e a integração regionais.

A UNILA demonstra ser uma Universidade inovadora, entretanto vem pecando em não fornecer ferramentas tecnológicas a todas as partes envolvidas. O objeto desse estudo, a gestão de espaços físicos, na forma de distribuição de aulas por sala e reservas de espaços, vem sendo feito de modo precário, com a utilização de simples planilhas de Calc.

A possibilidade mais concreta de melhoria na gestão dos espaços físicos, está na habilitação do módulo Infraestrutura Física no Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas - SIGAA. Isto pode trazer o avanço necessário no gerenciamento da alocação dos espaços da UNILA, facilitando o mapeamento e alocação de salas seja para aulas ou para reuniões, além de poder especificar as características de cada sala.

O cenário de informatização da UNILA encontra-se em expansão, tentando aos poucos suprir todas as necessidades da instituição. Enquanto determinadas áreas ainda carecem de módulos/softwares apropriados para o desenvolvimento pleno de seu trabalho, os servidores têm que utilizar ferramentas obsoletas para suprir essas carências tecnológicas.

O desafio da tecnologia da informação é fornecer informações integradas com confiabilidade e qualidade para auxiliar na tomada de decisão além de proporcionar o gerenciamento dos processos organizacionais de modo mais eficaz, sendo importante o diálogo com os usuários e principais interessados no processo de implementação, a fim de evitar a concretização de um projeto insatisfatório ou incompleto para quem o utiliza.

Até o presente momento, sem a habilitação do módulo Infraestrutura Física do SIG, utiliza-se uma planilha de Calc para realizar o ensalamento fixo de turmas por semestre e reservas esporádicas para reuniões, aulas extras, e outros tipos de demandas. Realizar tal controle numa ferramenta como essa, que sequer trata-se de sistema, e sim um documento, tem gerado muita perda de tempo e erros, pois é administrada totalmente por servidores (A planilha desempenha papel meramente demonstrativo e de registro, sem automatização alguma). Além disso, a planilha estando em rede, pode ser manipulada apenas por um operador por vez (não é multiusuário), e cabe a apenas um setor, a Secretaria Acadêmica, gerenciar todas as demandas e pedidos de salas, o que gera uma sobrecarga deste setor.

A implementação do módulo de Infraestrutura física no SIGAA traria melhora no gerenciamento da alocação dos espaços, que tem sido uma parte considerável das demandas de serviço da Secretaria Acadêmica, restando, consequentemente, mais tempo para solucionar questões mais importantes do dia a dia de uma Universidade.

É notório, que o uso dessas ferramentas inadequadas traz consigo um atraso no desenvolvimento satisfatório do trabalho, gerando erros nas planilhas, que podem gerar uma sucessão de falhas como a má distribuição de salas, a duplicidade de dados. A planilha apesar de ser de uso compartilhado entre os servidores somente um pode utilizá-la por vez, e também corre-se o risco dos dados serem substituídos ou apagados por outra pessoa.

Além de todas essas falhas, ainda há outro grande problema a se tratar quando se fala em planilhas, elas travam, podendo se perder o dia de trabalho.

Deste modo, o objetivo deste trabalho é expor a maneira como o trabalho de ensalamento e reservas de espaços vem sendo realizado e como a habilitação do módulo Infraestrutura Física melhorará o trabalho, facilitando as tomadas de decisões na Secretaria Acadêmica e na Universidade Federal da Integração Latino-Americana como um todo.

2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Atualmente o uso de tecnologia da informação adequada é um fator decisivo para o desenvolvimento de um trabalho eficaz.

Segundo Tenório (2007, p.36) “um sistema da informação é um conjunto de componentes inter-relacionados, desenvolvidos para coletar, processar, armazenar e distribuir informação para facilitar a coordenação, o controle, a análise e o processo decisório”.

Desse modo verificamos que é necessário utilizar a tecnologia da informação sob a perspectiva da eficácia em sua aplicação pois assim será possível tomar decisões mais rápidas e eficazes, controlar e coordenar as atividades da organização.

Diante do exposto verificamos que o uso de um sistema da informação eficiente torna o trabalho mais ágil e diminui os erros do cotidiano a partir da utilização das ferramentas corretas de maneira eficaz. Segundo Jones e Georges (2001, p.04) “eficiência é a quantidade de tempo necessária para produzir um dado volume de bens e serviços”. Deste modo, constatamos que ao utilizarmos o sistema da informação correto o colaborador produzirá mais em uma quantidade de tempo bem menor.

2.1 ERP

Caiçara Junior (2008, P. 84) Conceitua ERP como um “sistema de informação adquirido na forma de pacotes comerciais de software que permitem a integração entre dados do sistema de informação transacionais e dos processos de negócios de uma organização.” Deste modo, vimos que a finalidade dos sistema ERP é metodizar, fazer com que as atividades sejam realizadas da forma corretas. A partir da utilização de um sistema ERP as tarefas da instituição passam a estar interligadas on-line, proporcionando a visualização das informações para toda a organização. Sendo assim as informações nele registradas ficam muito mais seguras, pois as informações podem ser exploradas com mais qualidade e controle.

O sistema ERP é composto por um aglomerado de módulos, é justamente esses módulos o principal objeto de estudo deste trabalho. Desta forma conceitua-se a divisão de módulos do sistema o ERP.

São os menores conjuntos de funções que podem ser adquiridos e implementados separadamente em um sistema erp. Normalmente tais conjuntos de funções correspondem a divisões departamentais de empresas. Os sistemas erp são divididos em módulos para simplificar a implementação, facilitar a compreensão de se o funcionamento e permitir a divisão de responsabilidade entre usuários.(Zenone, 2007 pag.85)

Segundo Slack e Lewis (2009, p.333) “Quando o ERP é implementado com sucesso, ele tem a possibilidade de melhorar significativamente o desempenho, parcialmente por causa da melhor visibilidade que a integração da informação fornece, mas também em função da disciplina que o ERP exige.” Diante disso constatamos que o sistema ERP, é uma solução completa para as deficiências tecnológicas pela qual a UNILA vem passando.

2. 2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO – SIG

O Sistema SIG, nada mais é do que um portal, utilizado por diversas Instituições Públicas Federais. Foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN - e vem sendo repassado para as Instituições via cooperação técnica. O qual reúne todas as informações úteis para os servidores, para o público e da Instituição de acordo com sua necessidade e atribuições. O site da Universidade Federal de Goiás define o SIG como:

Os Sistemas Integrados de Gestão (SIG) formam um conjunto de sistemas cuja função é administrar informações e procedimentos de diferentes áreas funcionais, como recursos humanos, patrimônio, administrativo e acadêmico, dentre outros, propiciando integração dessas informações, de forma que as mesmas possam ser manipuladas e gerenciadas de maneira eficiente e segura (SILVA, 2015).

2.3.1 Sistema SIGAA

Um dos sistemas que compõem o SIG é o SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas). Este sistema integra funções e informações da área acadêmica através de diversos módulos. Os módulos habilitados até então na UNILA são: Graduação, Ações Acadêmicas Integradas, Pesquisa, Extensão, Ambientes Virtuais, Biblioteca e Vestibular.

O corpo discente, docente e técnicos têm acesso ao SIGAA, com interfaces diferentes, de acordo com suas necessidades, local de trabalho, cargo, entre outros.

2.3.2 Módulo Infraestrutura Física

O módulo Infraestrutura Física ainda não encontra-se habilitado no SIGAA da UNILA. Sua habilitação está prevista para o início de 2017. Segundo a Superintendência de Informática da UFRN (2016):

O módulo Infraestrutura Física permite realizar cadastro, solicitação e autorização de reservas, mapeamento, alocação e gerenciamento da infraestrutura física de todas as unidades da UFRN, seja para aulas ou para eventos, além de possibilitar a alocação de turmas nos espaços físicos disponíveis (cadastrados) levando em consideração as prioridades de cada centro, a capacidade e os recursos dos seus espaços. o módulo ainda oferece, para visualização dos usuários, uma agenda de reservas para cada espaço físico cadastrado. (UFRN, 2016)
 

2.4 VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO

O benefício da implantação de um sistema da informação, o qual esteja totalmente habilitado, é a integração de todos os processos da organização, além de um trabalho mais rápido e sem erros.

Em um sistema, várias partes trabalham juntas visando um objetivo em comum. Em um sistema da informação não é diferente, porém o objetivo é um fluxo mais confiável e menos burocrático das informações. Em um sistema de informação bem construído, suas principais vantagens são: Otimização do fluxo de informações permitindo mais agilidade e organização; redução de custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade; mais integridade e veracidade da informação; mais estabilidade; mais segurança de acesso a informação (REISSWITZ, 2012 p.47).

Esse processo gera mais agilidade e integridade nos trâmites porque as informações contidas no sistema são visíveis para todos os usuários, facilitando assim as tomadas de decisões que podem ser bem mais precisas.

3 OBJETIVOS

• Levantar informações sobre o procedimento que vem sendo utilizado para alocação de espaços;

• Elencar déficits do modelo atual de gestão de ensalamento e reservas;

• Investigar junto ao setor de Tecnologia da Informação como o módulo a ser implantado irá funcionar;

• Confrontar as informações coletadas junto à Tecnologia da Informação com as expectativas dos usuários e operadores e propor alguma eventual melhoria ainda não apresentada.

4 METODOLOGIA

Trata-se de pesquisa descritiva que buscou retratar a realidade encontrada no procedimento atual de gerenciamento de espaços físicos da UNILA através de entrevista com usuários e operadores em contraponto do que está previsto para o módulo Infraestrutura Física a ser implantado em 2017 através de entrevista com servidores da Tecnologia da Informação da Universidade.

A população a ser entrevistada se trata de técnicos e docentes que utilizam o serviço de reservas de salas/ensalamento de turmas; técnicos que gerem a atual planilha e técnicos responsáveis pela configuração do módulo Infraestrutura Física selecionados numa amostra por conveniência.

5 RESULTADOS

Quando criou-se a UNILA, com os poucos cursos existentes e poucas turmas ofertadas, as demandas de salas ainda podiam ser facilmente resolvidas sem um sistema próprio. Até então, tal demanda vem sendo trabalhada através de uma planilha de Calc com uma aba para cada dia da semana, onde as turmas são distribuídas pelos horários e salas.

A planilha desempenha papel meramente demonstrativo e de registro, sem automatização alguma. No início de cada semestre, a Secretaria Acadêmica, após ter aberto as turmas conforme pedido da coordenação de curso, fará a distribuição manual das turmas pelas salas disponíveis de acordo com as particularidades de cada disciplina e capacidade, mantendo o registro na planilha, e transcrevendo para o SIGAA no campo “local” do cadastro de cada turma, a sala onde a aula acontecerá. Isto feito, as janelas restantes, ficam à disposição da Universidade para reservas esporádicas para reuniões, aulas extras, eventos. As reservas esporádicas são recebidas por e-mail e cabe à Secretaria Acadêmica analisar os pedidos e encontrar a janela disponível que atenda a solicitação.

Ainda sobre a planilha de Calc atualmente utilizada, deve-se apontar que não se trata de um Sistema, e sim de um documento. Este fica salvo numa pasta compartilhada, onde diversos servidores têm acesso. É manuseada diariamente por muitos servidores que devem inserir/alterar/excluir o que desejam, salvando devidamente o documento. Apenas um servidor pode acessá-la por vez, o que pode atrasar a resolução das demandas, e o menor erro de digitação ou de percepção de quem a comanda no momento, pode sobrepor salas, causando transtornos a quem pediu a reserva.

Segundo os servidores da Secretaria Acadêmica, a atual maneira de gerir os espaços, não é nada mais do que uma medida paliativa para esta demanda, que apresenta muitas falhas como: Choque de horários; a sala não atender a expectativa do solicitante; um servidor cancelar a reserva feita por outro sem querer; entre outros.

Observa-se também, em determinados períodos, como aos finais de semestres letivos, ou em situações adversas, como durante a ocupação de um dos campus por alunos que reivindicavam por auxílios, há uma sobrecarga na demanda de reservas, o que ocupa consideravelmente o tempo dos servidores, impedindo-os de dedicarem-se a questões mais importantes da Universidade.

No final do ano de 2015 a Secretaria Acadêmica já demonstrava a necessidade de otimizar as demandas de gestão de espaços, realizando pedido ao setor responsável e pesquisando independentemente maneiras de facilitar o trabalho.

Ao longo de 2016 a equipe de TI veio se dedicando a implantar o módulo Espaços Físicos no SIGAA e ao final de junho pode realizar uma primeira reunião demonstrando o que pretendiam fazer.

No dia 01 de agosto de 2016 foi realizada uma reunião para apresentar o andamento da implantação do Módulo Espaços Físicos. Participaram os servidores da Tecnologia da Informação da Instituição, que fizeram a apresentação, da Infraestrutura e os atuais operadores da planilha de ensalamento.

A apresentação consistiu em demonstrar, em um ambiente de testes, o que já foi feito. O procedimento se inicia em cadastrar no SIGAA os espaços existentes, elencando características específicas de cada sala (presença de projetor, quadro grande, ar condicionado, capacidade), e depois cruzar as turmas abertas com as salas disponíveis, gerando desta forma o ensalamento automático. Isto feito, as janelas restantes podem ser utilizadas para reservas esporádicas, que cada usuário, docentes e demais servidores, poderão solicitar via SIPAC.

Os presentes demonstraram-se satisfeitos com o andamento do trabalho. Algumas sugestões e pontos que foram levantados:

• Como será a visualização do ensalamento fixo para os discentes?

Pois como cada usuário possui uma interface diferente com o SIGAA, o ideal é que a informação local de aula seja de fácil acesso, preferencialmente na tela inicial do SIGAA do discente e em seu atestado de matrícula.

• Seria possível ajustar a quantidade real de alunos por turma (a quantidade de matriculados, não a quantidade de vagas ofertadas) otimizando a utilização das salas menores?

Um dado crucial para o ensalamento automático seria a capacidade da sala. Porém a capacidade da turma, se refere a quantas vagas essa turma oferece, mas não necessariamente todas essas vagas serão ocupadas, devido à evasão, reprovação em pré-requisito, não procura por horário não desejável. Desta forma, o ensalamento deveria se basear no número de fato de alunos matriculados. Isso pode ser dificultoso a princípio, pois o tempo entre a matrícula e início das aulas é curto, mas certamente é uma melhoria que deve ser lembrada para otimizar o uso de todos os espaços disponíveis, inclusive o de salas menores.

• O ensalamento será demanda de qual setor?

Esta é uma questão que deverá ser discutida entre todos os envolvidos. Da maneira como ocorre, o ensalamento sendo feito pela Secretaria Acadêmica, facilita a tomada de decisão, pois a Secretaria está mais próxima fisicamente dos usuários, e as resoluções de questões, apesar da atual ferramenta precária, são ágeis. Voltar tal atividade à outros setores localizados no Campus Vila “A” pode dificultar o contato entre coordenadores de curso e professores quando necessitam de uma resposta rápida, como por exemplo uma mudança de sala fixa, por a sala atual não atender às características da disciplina, vindo a burocratizar demais uma prática que é para ser simplificada.

• Seria necessário autorizadores para as reservas esporádicas?

Esta será uma possibilidade das reservas. Quando o usuário solicitar uma reserva, ele escolherá dia, local e dará uma justificativa. Então foi pensado se seria mesmo necessário esse pedido ser aprovado por Secretarias ou outro setor. De fato isso é algo que conforme a implantação será visto a real necessidade desses autorizantes. Enquanto a reserva livre não causar transtornos entre os usuários, como por exemplo, uma única pessoa sempre reservar a maior sala, sendo que não necessita de tamanha capacidade, ela poderá se manter dessa forma.

Após a apresentação da habilitação do módulo de infraestrutura física do SIGAA, constatou-se o nível de eficácia e eficiência será otimizado no decorrer das atividades, proporcionando uma evolução administrativa, ocasionando assim tomadas de decisões mais ágeis.

6 CONCLUSÃO

Considerando que a instituição se orienta para a obtenção de níveis de desempenho qualitativo e quantitativo, é indispensável ferramentas de apoio à decisão. A utilização de um sistema integrado de gestão universitária sustenta que as informações incluídas no sistema e compartilhadas a todos os usuários, considerando cada qual com seu nível de acesso, serão informações íntegras, transparentes e confiáveis.

Com a utilização de um sistema adequado a qualidade do trabalho dos servidores aumentará, pois com a habilitação do módulo Infraestrutura Física no SIGAA, erros serão diminuídos, permitindo maior velocidade dos procedimentos e acesso imediato à informação.

A inserção de sistemas integrados não resolve somente problemas gerenciais, mas podem aprimorar também a comunicação interna e externa dos setores, agilizar e padronizar tarefas.

Por fim sugerem-se ainda estudos futuros, a fim de analisar a eficácia do módulo após sua completa implementação, verificando se após o uso na prática, foram identificados pontos a melhorar. E também, em outras perspectivas do sistema não somente no módulo de infraestrutura, para se ter um entendimento maior dos procedimentos adotados na Instituição.

REFERÊNCIAS

CAIÇARA JUNIOR, Cícero. Sistemas Integrados de Gestão – ERP: uma abordagem gerencial. Curitiba: Ipbex, 2008.

JONES, Gareth R; GEORGE, Jennifer M. Fundamentos da Administração Contemporânea. Porto Alegre: AMGH Editora, 2011.

PORTAL DE COOPERAÇÃO, SINFO Cooperação Redes Ciclo e IFES. Sobre a Cooperação Técnica. Disponível em <http://portalcooperacao.info.ufrn.br/pagina.php?a=sobre>  Acesso em: 20 out. 2016.

REISSWITZ, Flávia. Análise de Sistemas: Tecnologia e Sistemas da Informação. v. 1. Clube de autores, 2008.

SLACK; NIGEL; e, LEWIS, Michael. Estratégia de Operações. São Paulo: Artmed Editora S.A, 2007.

TENÓRIO, Fernando Guilherme. Tecnologia da Informação transformando as organizações. Rio de Janeiro: FGV, 2007. Disponível em: <https://portalsig.ufg.br/p/4734-sistemas-sig> Acesso em: 11 jul. 2016.
 

UFRN, Superintendência de Informática. SIGAA - Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas. Disponível em: <https://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:sigaa:visao_geral> Acesso em: 16 jul. 2016.

UNILA, Universidade Federal da Integração Latino-Americana. Sobre a UNILA. Site institucional. Disponível em: <https://unila.edu.br/> Acesso em 16 ago. 2016.

ZENONE, Luis Claudio. CRM - Customer relationship Management: Gestão do relacionamento com o cliente e a competitividade empresarial. São Paulo: Novatec editora, 2007.